di Edoardo Righini

Una delle “applicazioni” più interessanti della trasformazione digitale che le aziende dovrebbero essere capaci di sfruttare è quella che riguarda la gestione documentale.

L’occasione giusta potrebbe essere data proprio dall’accelerazione improvvisa che il Covid-19 ha dato ai vari processi di digitalizzazione aziendali, che possono cambiare radicalmente il modo di portare avanti il proprio business.

In questo periodo, infatti, sono stati introdotti grossi cambiamenti al workflow aziendale, il principale dei quali è senza dubbio lo smartworking; tuttavia anche la digitalizzazione dei procedimenti documentali potrebbe avere un impatto uguale se non maggiore.

La maggior parte delle aziende italiane, infatti, deve spesso fare i conti con una gran quantità di documenti in entrata e in uscita che devono essere gestiti, ordinati e archiviati.

Farlo nel modo tradizionale, cioè affidandosi ad un supporto cartaceo, presenta diversi inconvenienti di non poco conto.

Il primo è, senza dubbio, il fatto che la grande mole di documenti prodotta occupa una gran quantità di spazio e richiede, dunque, delle stanze dedicate alla conservazione oltre a dei macchinari per la stampa, la scannerizzazione e l’invio.

Il secondo è lo spreco di risorse. Le aziende consumano ogni anno una grande quantità di carta e di inchiostro per redigere documenti su documenti e che spesso non vengono utilizzati o hanno un tempo di utilità molto breve e per cui finiscono presto per essere cestinati.

Ma non solo: quando si parla di spreco di risorse ci si riferisce anche a quelle umane, in quanto per archiviare e gestire la gran mole di documenti è necessario impiegare dei lavoratori, che pure potrebbero essere assegnati a mansioni dal maggiore valore aggiunto.

Un altro inconveniente è quello della sicurezza: i documenti cartacei non sono tracciabili, il che significa che possono essere smarriti o peggio sottratti a volte senza possibilità di reperimento.

Tutto questo potrebbe essere evitato implementando all’interno delle aziende alcune specifiche soluzioni digitali che sono tanto più essenziali in una fase delicata come questa di totale ripensamento delle modalità di lavoro.

Una soluzione che potrebbe essere adattata, ad esempio, potrebbe essere la Blockchain, che è una tecnologia basata sul concetto di data base distribuito, la quale permette di gestire e aggiornare, in modo univoco e sicuro dati e informazioni che vi sono registrate sopra.

L’enorme vantaggio è che tutto ciò che vi viene “salvato” risulta immodificabile e ogni ulteriore versione dei documenti caricati risulta rintracciabile.

Un’altra soluzione è il cloud che a sua volta permette di salvare tutti di documenti in un unico “luogo” digitale a cui i dipendenti possono avere accesso facilmente anche da remoto da qualsiasi device.

È chiaro che adottare queste soluzioni permette di rendere i processi più veloci ed efficiente e garantisce ad ogni azienda un risparmio notevole.

Per non parlare della sostenibilità: digitalizzare la gestione documentale contribuisce a ridurre l’impatto ambientale di ogni impresa che non è più costretta a consumare inutilmente carta e inchiostro.

Tuttavia, la trasformazione digitale documentale non è una questione che riguarda solo i privati: è, infatti, necessario che la Pubblica Amministrazione cammini di pari passo poiché è lei uno dei soggetti con cui le imprese italiane hanno più a che fare.

Questo significa che devono essere create le condizioni perché l’utilizzo di un documento digitale non sia solo facilitato, ma sia anche incentivato, con interventi normativi e regolamentari che rendano i processi più rapidi e flessibili.

In questo modo, a beneficiarne sarà tanto la singola attività quanto il nostro intero sistema Paese.