Gestire un’azienda e mantenerla significa principalmente dover prevedere, monitorare e considerare tutte le variabili che andranno a incidere sul bilancio finale.

In altre parole, si porta avanti un’azienda perché l’obiettivo finale è quello del guadagno, indipendentemente dal tipo di azienda di cui si tratta. Le variabili in gioco che incidono su spese ed entrate sono decisamente numerose, tra cui ad esempio anche il costo del personale, ed è perciò fondamentale riuscire ad averle tutto sotto controllo.

Prevedere in anticipo a quanto ammonterà una determinata spesa darà la possibilità di programmare una strategia d’azione efficace ad ammortizzarla ed eventualmente trasformarla in guadagno.

Il budget del personale è una di quelle variabili che possono a prima occhiata sembrare poco incidenti sul bilancio finale, ma è importante prestare attenzione a tutte le caratteristiche che lo compongono.

L’importanza della pianificazione del budget del personale

Pianificare in anticipo il budget del personale permette di effettuare delle previsioni che potranno fornirci indicazioni utili riguardo all’effettiva integrazione di nuovi dipendenti o le condizioni contrattuali da proporgli, in modo da bilanciare adeguatamente spesa e ricavo.

Inoltre può essere estremamente utile in corso d’opera per fare dei confronti, valutare produttività e performance, e comprendere perciò se gli obiettivi pianificati sono stati raggiunti.

Quali sono le reali spese per il personale

Acquisire un dipendente non significa prevedere come unica spesa il mero stipendio, ma subentrano numerose altre variabili che hanno necessità di essere valutate e inserite nel bilancio.

Acquisizione del dipendente

Anche il semplice selezionare il personale costituisce una spesa , sia in termini di tempo che economici.

È infatti necessario far riferimento a una società di recruiting, che andrà in qualche modo pagata affinché faccia ricerca, selezione nel confronto dei curriculum, ma che possa anche svolgere un primo colloquio di scrematura.

O, in alternativa, bisognerà allestire un reparto HR, che ha altresì un peso sul bilancio finale.

Bisogna inoltre mettere in conto che i tempi per la selezione del nuovo personale possono diventare molto lunghi, a volte non è semplice riuscire a trovare la figura giusta, e più questi si dilatano, più i costi aumentano.

Mantenimento del dipendente

Le spese di mantenimento sono quelle più sostanziose, quando si parla di budget del personale.

Si compongono da più parti:

● RAL, ovvero la retribuzione annua lorda. È la retribuzione totale lorda di un dipendente nell’arco di dodici mesi, a partire dal 01/01 fino al 31/12, ed è comprensiva di tredicesima e quattordicesima.

● Contributi previdenziali (INPS) e assicurativi (INAIL). In parte vengono già versati tramite la busta paga, ma in parte sono versati dal datore di lavoro stesso. L’ammontare dei contributi varia molto in base al lavoro svolto, alla RAL, alla qualifica del dipendente, ma di solito si aggira intorno a una media del 35% rispetto al totale della retribuzione annuale.

● TFR, ovvero il trattamento di fine rapporto. È la somma dovuta al dipendente al termine di un rapporto di lavoro e spetta al datore metterla da parte ogni anno, così da renderla disponibile al termine del contratto.

● Tredicesima, pagata a dicembre, e quattordicesima, pagata a luglio.

● Benefit aziendali, come ad esempio l’assistenza medica privata, i buoni pasto, mense e distributori, contributo spese per la benzina, incentivi per salute e benessere dei dipendenti e molti altri.

Sviluppo del dipendente

Con sviluppo si fa riferimento a tutte le spese necessarie a permettere al lavoratore di svolgere sempre meglio il proprio lavoro, magari con l’introduzione di nuove attrezzature o macchinari.

Inoltre, rientrano in questa casistica tutte le spese necessarie alla formazione e al miglioramento prestazionale del dipendente. Alcuni corsi di formazione, è bene ricordare, sono obbligatori, come quello sulla sicurezza sul lavoro.

Il datore deve mettere in conto tutti i costi relativi alle aule da mettere a disposizione, i docenti, il materiale didattico, ma anche il tempo che i dipendenti, per seguire il corso, sottraggono alla loro normale attività lavorativa.

Come costruire un budget del personale

Sono previste diverse fasi e analisi, per riuscire a costruire un buon budget del personale. Essenzialmente si tratta di 4 fasi, ma possono essere a loro volta suddivise in altre sottofasi per rendere il processo maggiormente schematico.

Analisi dei dati a consuntivo

Un’analisi dei dati storici dell’azienda può fornire un primo importante indizio su quanto il costo del personale stia incidendo sulle spese complessive e quanto potrebbe incidere in futuro se decidessimo una nuova integrazione.

Per valutare il budget del personale è assolutamente essenziale quindi dare un primo sguardo al bilancio consuntivo.

Analisi dell’organico e fabbisogno di manodopera

L’analisi del bilancio non si deve limitare ai dati del consuntivo ma deve prendere anche in esame la forza lavoro attuale.

È importante dare uno sguardo alle attuali tipologie di contratto, compresa la manodopera occasionale, per fare un confronto con l’impatto economico che queste hanno sull’azienda.

In questa analisi devono essere compresi i costi di eventuali licenziamenti, trasferte, fattori ambientali o turnover, così da avere una visione estremamente ampia dell’organico e della sua incidenza sul bilancio.

Infine, si pone attenzione anche al fabbisogno di manodopera. Un modo per avere chiara la stima dell’organico del personale necessario è il rapporto tra la manodopera necessaria e le ore nette lavorative di un dipendente nell’arco di un anno.

Analisi degli elementi retributivi e contributivi

In questa fase ricade il calcolo delle spese per il personale, di cui abbiamo parlato poco sopra, e quindi comprende:

● calcolo delle spese dirette (gli stipendi)

● calcolo spese indirette (costi per gli elementi necessari a svolgere l’attività lavorativa)

Budget del personale: politica retributiva aziendale ed extra

Infine vanno prese in considerazione tutte le voci di costo relative a welfare, benefit ed extra, come ad esempio il rimborso per le trasferte, le auto aziendali, i buoni pasto ecc.

All’interno di questa analisi rientrano anche tutte le spese legate alla presenza del personale, e quindi anche l’eventuale impresa di pulizie, servizio mensa e alloggi per chi arriva da fuori.

In conclusioni

Il budget del personale fa riferimento a tutte le spese relative al dipendente e non si limita al semplice stipendio, ma prende in esame tutti i costi indiretti e aggiuntivi, come eventuali corsi di formazione, benefit, ma anche contributi e TFR, e molto altro.

È importante, in presenza di personale in azienda, effettuare periodicamente la costruzione del budget in modo da poter verificare l’andamento del bilancio.

In questo modo è possibile valutare se sono stati raggiunti gli obiettivi o i costi stanno superando i profitti, e poter così programmare strategie d’azione utili a implementare il valore della propria azienda.

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